Database & Manajemen Database

                     DATABASE DAN SISTEM MANAJEMEN DATABASE
Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai.
 
Kegiatan manajemen data
Kegiatan manajemen data mencakup :
• Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem.
• Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.
• Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik.
• Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir.
• Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.
• Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
• Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai
 
PENYIMPANAN SEKUNDER
a. Penyimpanan berurutan.
Penyimpanan berurutan (sequential storage) adalah suatu organisasi atau penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan nomor pegawai.
Penyimpanan pita magnetik
Pita magnetik yang digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yang sama dengan pita audio. Pita ini terdiri dari bahan plastik yang dilapis dengan suatu zat yang memungkinkan perekaman.
Memperbarui file pita magnetik
Sejumlah file yang menyediakan gambaran konseptual dari perusahaan tersebut file master. Ada file master persediaan, file master pelanggan, file master pegawai, dsb. Tiap file master berisi data tentang suatu subyek tertentu.
File master diperbarui dengan data dari file transaksi. Suatu file transaksi berisi data yang menggambarkan kegiatan perusahaan seperti penjualan, pembelian, dan waktu kerja pegawai.
Pengunaan pita magnetik
Pita magnetik angat cocok untuk dgunakan sebagai medium penyimpanan historis. Perusahaan dapat menyimpan data pada pita dan menyimpan pita tersebut sebagai catatan kegiatan bisnis. Pita magnetik juga digunakan sebagai file backup dari file master yang tertulis pada alat penyimpanan akses langsung. Pita magnetik dapat pula berfungsi sebagai medium input. Pita magnetik dapat berfungsi sebagai medium komunikasi yang dapat dikirimkan melalui pos.

b. Penyimpanan akses langsung
Penyimpanan akses langsung (direct access storage) adalah suatu cara mengorganisasikan data yang memungkinkan catatan – catatan ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan. Unit perangkat keras yang memungkinkan hal ini disebut Direct Access Storage Device (DASD).
Penyimpanan piringan magnetik
Piringan (disk) yang digunakan untuk mencatat data komputer biasanya terbuat dari metal dan dilapisi bahan perekaman yang sama dengan pita magnetik. Beberapa piringan dapat disusun menjadi suatu tumpukan piringan (disk stack) vertikal. Jalur adalah suatu pola melingkar dari bit – bit data. Tumpukan piringan dimasukkan dalam suatu disk drive atau disk unit.
Membaca dan menulis data pada piringan
Disk address menetukan nomor jalur, nomor read/write head, serta biasanya nomor catatan pada jalur – catatan 1, catatan 2, dan seterusnya.
Pembuatan alamat catatan
Ada tiga pendekatan dasar untuk menghasilkan alamat yang diperlukan DASD untuk mengakses suatu catatan. Pendekatan tersebut adalah direct, hashing, dan indexed sequential.
Direct addressing. Pada direct addressing, kunci catatan (record key) berfungsi sebagai alamat. Kunci (key) adalah elemen data yang mengidentifikasi catatan suatu file.
Hashing. Menghitung alamat dari kunci itu dapat dilakukan. Alamat diubah oleh suatu algoritma yang disebut hashing scheme atau randomizing formula untuk menghasilkan alamat. Overflow area adalah suatu bagian dari DASD yang dicadangkan untuk penyimpanan catatan – catatan yang kuncinya telah ditentukan. Kunci – kunci duplikat itu disebut synonym.
Indexed sequential. Jika suatu file diorganisasikan secara indexed sequential, catatan – catatan dicatat pada piringan secara berurutan. Kemudian kunci catatan ini dan disk address-nya ditempatkan dalam satu file atau tabel tersendiri yang disebut indeks.
Penggunaan DASD
DASD adalah medium file master yang baik. Pengunaan lain yang terpopuler adalah sebagai medium penyimpanan sementara untuk menampung data semi-terproses.
 
HUBUNGAN PENYIMPANAN SEKUNDER DENGAN PEMROSESAN.
Terdapat dua cara utama untuk mengolah data-pengolahan batch dan pengolahan online. Pengolahan batch mencakup pengumpulan transaksi dan pemrosesan semuanya sekaligus, dalam batch. Pengolahan online mencakup pengolahan transaksi satu persatu, kadang saat terjadinya transaksi.
Pengolahan batch
Tujuan dari sistem ini adalah memperbarui tiga file master – perswediaan, piutang, dan analisis penjualan. Perusahaan biasanya memperbarui file batch mereka secara harian, yang disebut siklus harian.
Pengolahan online
Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi masalah file yang ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan online adalah penyimpanan piringan magnetic.
Sistem realtime
Sistem realtime adalah suatu sistem yang mengendalikan sistem fisik. Sistem ini mengharuskan komputer berespon cepat pada status sistem fisik. Sistem realtime adalah bentuk khusus dari sistem online.sistem online menyediakan sumber daya konseptual tersebut dengan menggunakan sumber daya konseptual untuk menentukan operasi dari sistem fisik.
 
ERA SEBELUM DATABASE
Era penggunaan computer yang ada sebelum konsep database dengan pengulangan data (data redundancy), ketergantungan data (data dependency), dan kepemilikan data yang tersebar (diffused data ownership).
Pengulangan data
Saat sistem pengolahan data dirancang, file data input yang diperlukan oleh sistem tersebut diciptakan tanpa mempertimbangkan bagaimana data tersebut mempengaruhi sistem lain. Mungkin banyak, atau bahakan seluruh, data dalam sustu file baru telah terdapat dalam file yang sudah ada. Hasilnya adalah pengulangan data atau duplikasi.
Ketergantungan data
Ketergantungan data mengacu pada penggabungan yang erat antara spesifikasi data dan program computer. Karakteristik data seperti panjang field, panjang catatan, dan lain – lain dikodekan kedalam tiap program yang mengakses data tersebut.
 
KEBANGKITAN ERA DATABASE
Organisasi logis (logical organization) mengintegrasikan data dari beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat data. Organisasi fisik (physical organization), sebaliknya merupakan cara computer melihat data – sebagai file – file yang terpisah.
Tugas spesialis informasi adalah menyediakan organisasi logis yang diperlukan oleh pemakai dalam kendala dari organisasi fisik.
Integritas logis dalam satu file
Dua pendekatn memungkinkan catatan – catatan pada satu file dipih berdasarkan karakteristiknya daripada berdasarkan kuncinya. Pendekatan ini disebut inverted file dan linked list. Keduanya membutuhkan DASD.
Inverted file. Inverted file adalah suatu file yang disimpan dalam suatu urutan tertentu, tetapi suatu indeks yang menyertainya memungkinkan catatan – catatan dari file itu dipilih dalam urutan yang berbeda.
Inverted file dirancang untuk memecahkan jenis masalah berupa permintaan manajer atas laporan yang mendaftarkan hanya catatan –catatan tertentu dalam suatu file. Inverted file index seperti itu, juga sering disebut indeks sekunder.
Linked list.
Suatu file tersendiri, yaitu salesperson link, ditambahkan pada tiap catatan dalam file master wiraniaga. Field tersebut berisi link, atau pointer, yang menghubungkan semua catatan dari setiap wiraniaga. File yang berisi link filed disebut linked list.
Integritas logis antara beberapa file
Link digunakan untuk saling menghubungkan catatan- catatan dalam satu file dengan catatn – catatan yang berhubungan dengan secara logis di file – file lain. Sistem GE ini dimulai, yaitu integrated data store, dan merupakan langkah maju pertama menuju satu database terintegrasi dari beberapa file.
 
KONSEP DATABASE
Database adalah suatu koleksi computer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Integrasi logis dari catatan – catatan dalam banyak file ini disebut konsep database.
Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

STRUKTUR DATABASE
Hubungan eksplisit.
Satu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan – catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan – catatan tersebut dalam suatu hirarki, ini disebut struktur hirarki.
Suatu catatan yang memiliki anak catatan disebut parent, dan anak catatan itu disebut children.
Hubungan implisit
Hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatn data yang telah ada. Data dalam database relasional ada dalam bentuk tabel – tabel yang disebut flat file. Flat file adalah suatu penyusunan data dua dimensi dalam kolom – kolom dan baris – baris.

PERANGKAT LUNAK DATABASE
Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit, disebut sistem manajemn database.
 
MENCIPTAKAN DATABASE
Menentukan kebutuhan data
Definisi dari kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Nama yang diberikan untuk deskripsi dari semua data perusahaan adalah model data perusahaan.
 
MENGGUNAKAN DATABASE
Query adalah permintaan informasi dari data-base, dan query language adalah bahasa khusus yang user-friendly yang memungkinkan computer menjawab query.
 
SUATU MODEL DBMS
Manajer database adalah elemen paling penting karena menangani permintaan data para pemakai. Query language dan DML adalah bagian dari manajer data-base.
 
PENGELOLA DATABASE
Tugas DBA terbagi dalam empat area utama: perencanaan database, penerapan database, operasi database, dan keamanan database.
 
MENEMPATKAN DATABASE DAN DBMS DALAM PERSPEKTIF
Keuntungan DBMS :
 Mengurangi pengulangan data
 Mencapai independensi data
 Mengintegrasikan data dari beberapa file
 Mengambil data dan informasi secara tepat
 Meningkatkan keamanan
Kerugian DBMS :
 Memperoleh perangkat lunak yang mahal
 Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar
 Mempekerjakan dan mempertahankan staff DBA
 
IKHTISAR
Manajemen data adalah subset dari irm yang melaksanakan fungsi pengumpulan, pengujian dan integritas, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi dan pengambilan data. Alat penyimpanan sekunder ada dalam dua jenis – berurutan dan akses langsung. Jenis DASD paling popular adalah piringan magnetic. Istilah realtime digunakan untuk menggambarkan sistem online yang bereaksi cukup cepat pada kegiatan dalam sistem fisik sehingga dapat mengendalikan sistem itu.

SISTEM PENGOLAHAN DATA
A. SISTEM PENGOLAHA DATA
System yang melakukan tugas pengolahan data adalah system pengolahan data. Dalam pandangan kita, system pengolahan data adalah sama dengan system akuntansi. Pndangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hnaya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.
Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :
- system manual. System pertama adalah manual system ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan recod dari operasi perusahaan.
- Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.
- Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.
- Computer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan computer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.
 
B. TUJUAN PENGOLAHAN DATA
Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date.
 
C. TUGAS PENGOLAHAN DATA
Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan
- pengumpulan data
sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.
- pengubahan data
diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :
pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.
Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.
Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor.
Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.
- penyimpanan data
pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson.
- Pembuatan dokumen
System pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.
- Sifat pengolahan data
Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain. System pengolahan data :
a. menjalankan tugas penting
b. mengikuti prosedur standar secara relative
c. mendapatkan data yang lengkap.
d. Mempunyai focus historisa yang palin utama
e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.
 
D. SISTEM PENGOLAHAN DATA SAMPEL
Pengertian data sample digunakan oleh perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan barang dan jasa kepada para pelanggannya.kita namakan system tersebut dengan system distribusi.
 
E. DOKUMENTASI SISTEM
Dokumentasi system menggunakan diagram arus data (DFD) untuk menggambarkan system kita harus mengetahui salah satu dari fasilitas utama tujuanya adalah untuk mendokumentasi logika system dan logika tersebut dijalankan oleh segala jenis system yaitu manual, key driven, computer.
 
F. TINJAUAN SINGKAT MENGENAI SISTEM
Diagram kontek menggambarkan system dalam konteksnnya dengan lingkungannya sistem distribusi digambarkan sebagai sebuah persegi panjang tegak lurus, dengan tanda panah yang menggambarkan data yang mengalir antara sistem dan lingkunganya. Elemen lingkungan digambarkan dengan persegi panjang yang lebih kecil.
 
G. SUBSISTEM UTAMA DARI SISTEM DISTRIBUSI
Diagram kontek cocok untuk menentukan wilayah sistem yaitu elemen lingkungan dan interface. Sub sistem di definisikan dengan sebuah persegi panjang. Sub sistem yang pertama berkenaan dengan pemenuhan pemesanan pelanggan yang kedua berkenaan dengan penambahan stok dari pemasok dan yang ketiga berkenaan dengan pemeliharaan atau kepengurusan buku besar perusahaan.
 
H. SISTEM YANG MEMENUHI PESANAN PELANGGAN
Langkah ini menunjukan empat sistem pertama yang terlibat dalam pemenuhan pemesanan pelanggan yaitu order entri (entri pesanan) inventarisasi, penagihan, (billing)dan penerimaan pembayaran (account reciavable).
 
I. SISTEM YANG MEMESAN STOK TAMBAHAN
Dengan cara ini kita mendefinisikan sub sistem yang berhubungan dengan pemesanan stok tambahan dari pemasok. Terdiri dari tiga sub sistem. Yaitu pembelian, penerimaan, dan pembayaran.
 
J. SISTEM YANG MELAKUKAN PROSES BUKU BESAR UMUM
Sistem buku besar umum (general ledger system) merekapitulasi atau meringkas transaksi dari berbagai sistem yang lain,seperti inventarisasi dan penggajian.dua subsistem yang terlibat disini .yang pertama adalah membukukan record yang memjelaskan berbagai tindakan dan transakasi ke dalam biku besar umum tersebut.sub yang kedua menggunakan isi dari buku besar umum tersebut untuk membuat laporan bagi manajer.
 
K. MEMENUHI PESANAN PELANGGAN
Dalam diskripsi tiap sub sistem sebelumnya kita menggunakan nomor dari DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram.
1. Entri pesanan (order entri)
a. mengedit data pesanan
perusahaan menggunakan from pemesanan penjualan sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk mengolah pesanan pelanggan.
b. Melakukan pengecekan kridit
Tujuanya adalah untuk menentukan apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan atau tidak, salah satu cara untuk melakukan pengecekan kredit adalah memasukan jumlah pesanan pada jumlah account receivable.
c. melakukan log in pesanan
jika pesanan di terima maka kita masukan deskripsi identivikasi singkat kedalam file order log dan menuliskan record accepted order, yang akan menjadi input bagi sistem inventarisasi
a. menandai pesanan yang terpenuhi
ketiga langkah diatas membentuk hubungan berantai mereka dihubungkan dengan arus data, tanpa adanya keikutsertaan masalah penyimpangan data.
d. inventarisasi
kita telah menerima pesanan pelanggan. Sekarang kita harus menentukan apakah kita dapat memenuhinya atau tidak.
a. mengecek keseimbangan persediaan
langkah pertama adalah mengecek keseimbangan atau neraca persediaan untuk tiap item yang dipesan. Item record (record item) untuk item yang dipesan dipanggil atau dibaca dari file inventori. Field neraca persediaan dari record inventarisasi diperbandingkan dengan jumlah pesanan dari record pesanan yang diterima untuk melihat apakah masih ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut pesanan yang tidak dapat dipenuhi, beck order recor dimasukan ke dalam field beck order.
b. mengecek point pemesanan kembali
kita harus mengecek untuk melihat apakah neraca persediaan yang baru dapat memenuhi point pemesanan kembali. Setiap record item berisi field poit pemesanan kembali recor point (point pemesanan kembali)adalah jumlah inventarisasi yang memicu aktifitas penambahan stok.
c. menambah item yang diterima
untuk menambah atau menaikan neraca yaitu dengan adanya penambahan stok yang diterima dari pemasok dengan menggunakan arus data receiv item dari item penerimaan dan memperbarui field neraca persediaan dari item yang diterima dal;am file inventori.
e. penagihan
invoice atau faktur adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh perusahaan ke pelanggan untuk memberi tahu pelanggan tersebut mengenai jumlah hutang.
a. mendapatkan data pelanggan
data pelanggan meliput nama dan alamat keterangan pengiriman, dan nomor tenagga penjual yang akan ditulis pada faktur dan dokumen lain
b. membuat faktur
pembuatan faktur melibatkan perhitungan aritmatika salah satu perhitunganya adalah tiap line item (item baris) atau item yang terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan mengalikan harga dengan jumlah item.
f. account receivable
a. memasukan receivable baru
b. menghapus receivable yang telah terbayar
c. membuat steatment
d. memberikan data pada buku besar umum
 
L. MEMESAN STOK TAMBAHAN
1. pembelian
merupakan bagian dari fungsi marketing, recor dimasukan dalam arus purchasing data (data pembelian ) yang berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian yang menunjukan empat sub sistem dari sistem pembelian:
a. menetukan pemasok
b. mendapatkan komitmen verbal
c. membuat pesanan pembelian
d. menutup pesanan pembelian
2. penerimaan
sitem distribusi terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem penerimaan adalah tempat arus tersebut terjadi.
a. mengolah penerimaan
b. memberitaukan kepada sistem lainya
3. account payable
account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas pemberian yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi tiga kondisi
1. bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan
2. bila ada bukti bahwa stok telah diterima
3. bila factor telah diterima dari pemasok
 
M. PERANAN PEMROSESAN DATA DALAM PEMECAHAAN MASALAH
Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari pada volume informasinya. Ada dua alasan yang pertama sistem pengolahan data benar benar menghasilkan out put informasinya dalam bentuk laporan accounting standar yang kedua sistem pengolahan data memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah 


Sumber :
http://septiankurniaa.blogspot.com/2013/11/database-dan-sistem-manajemen-databese.html

Komputer Sebagai Elemen Sistem Informasi

Komputer Sebagai Sistem Informasi

A. PENGELOLAAN INFORMASI

Aktifitas dalam pengelolaan informasi meliputi :

1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan telah terkumpul.
2. Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna.
3. Memastikan bahwa informasi yang diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.
4. Membuang informasi yang tidak berguna dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

Pentingnya pengelolaan informasi :

• Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat

-        Adanya pengaruh ekonomi internasional

-        Persaingan tingkat dunia

-        Kompleksitas teknologi yang meningkat

-        Batas waktu yang semakin singkat

-        Kendala-kendala sosial/lingkungan

• Kemampuan komputer yang semakin baik.

Ciri-ciri kemampuan komputer :

-          Pengolahan cepat

-          Tingkat akurasi tinggi

-          Kapasitas penyimpanan besar

-          Efektif untuk tugas yang berulang-ulang

-          Otomatis

-          Dapat berfungsi hampir secara terus menerus

-          Teliti dalam mendeteksi situasi menyimpang

-          Dapat diperbaiki dan ditingkatkan

B. PEMAKAI & PENGELOLA  INFORMASI

Pemakai informasi secara umum adalah :

1. Manajer
2. Non manajer
3. Orang dan organisasi di dalam lingkungan perusahaan
4. Orang dan organisasi di luar lingkungan perusahaan

Pengelola informasi (spesialis informasi) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggungjawab penuh untuh mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer.

Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam :

1.  Analis sistem

Adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai  cara komputer membantu pemecahan masalah.

2.  Pengelola database (DBA)

Bekerja sama dengan pemakai dan analis sitem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.

3.  Spesialis jaringan

Adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan telekomunikasi, yang bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

4.  Programer

Adalah orang yang berkerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.

5.  Operator.

Adalah orang yang mengoperasikan peralatan komputer berskala besar.

C. END USER COMPUTING (EUC)

EUC diartikan sebagai pengembangan seluruh atau sebagian CBIS oleh pemakai tingkat akhir. EUC berkembang akibat empat pengaruh :

1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
2. Antrian pekerjaan pada unit jasa dan informasi
3. Perangkat keras komputer yang murah
4. Tersedianya perangkat lunak jadi.

Tingkat –tingkat kemampuan EUC :

• Pemakai akhir tingkat menu ( menu level end users)
• Pemakai akhir tingkat perintah ( comand level end user)
• Pemakai akhir tingkat program (end user programmers)
• Personil pendukung fungsional (fungtional support personnel)

Manfaat EUC :

1. Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan
2. Mengurangi kesenjangan komunikasi

Resiko EUC :

1. Sistem yang buruk sasarannya.
2. Sistem yang buruk rancangannya dan dokumentasinya.
3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
4. Hilangnya integritas data
5. Hilangnya keamanan
6. Hilangnya pengendalian.

D. EVOLUSI SIM BERBASIS KOMPUTER

1.  Fokus awal pada data

Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.

Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .

 

2. Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

 

3. Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system)

= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.

Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.

4. Fokus pada Komunikasi

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.

OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

 

5. Fokus potensial pada konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

Mencapai SIM berbasis komputer.

Dalam beberapa hal, tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup, lahir, tumbuh menjadi matang, berfungsi akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem, dan terdiri dari tahap-tahap berikut :

1. Perencanaan
2. Analisis
3. Rancangan
4. Penerapan
5. Penggunaan.  

Sumber :
http://septiankurniaa.blogspot.com/2013/11/komputer-sebagai-sistem-informasi_14.html

Komunikasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy, 2000 : 13).
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain (Handoko, 2002 : 30).
Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi : pentransferan makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus juga dipahami (Robbins, 2002 : 310).
Fungsi Komunikasi
Fungsi komunikasi adalah :
a. Kendali : komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.
b. Motivasi : komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.
c. Pengungkapan emosional : bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
d. Informasi : komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002 : 310-311).

Bentuk-bentuk Komunikasi
Bentuk-bentuk komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut :
a. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.
b. Komunikasi horisontal
Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.
c. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17).
Pendapat lainnya menyebutkan, komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral (menyisi).
Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi ke bawah dan ke atas.
a. Ke bawah : Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.
b. Ke atas : komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan masalah-masalah yang ada.
Sedangkan dimensi lateral, komunikasi yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat yang sama (Robbins, 2002 : 314-315).

 

Sumber:

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2007/12/komunikasi-arti-fungsi-dan-bentuk.html 

http://septiankurniaa.blogspot.com/2014/01/komunikasi.html

Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Perdagangan melalui Jaringan Elektronik (E-Commerce)

         1. Perdagangan melalui Jaringan Elektronik : Transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan, sistem berbasis komputer, dan jaringan internet.
v Manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik :
a. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
b. Hubungan dengan pemsok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
c. Pengembalian atas investasi pemegang saham, dan pemilik yang meningkat. 

v Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik :
a. Biaya Tinggi.
b. Masalah Keamanan.
c. Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia. 

v Jalan menuju perdagangan melalui jaringan elektronik :
a. Mengumpulkan intelijen bisnis.
b. Membentuk suatu sistem antar-organisasi (IOS).

        2. Strategi perdagangan melalui jaringan elektronik :

• SISTEM ANTAR ORGANISASI (Interorganizatonal System-IOS).

• PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK (Electronic Data Interchange – EDI).

• EXTRANET.

• TRANSFER DANA secara ELEKTRONIK (Electronic Fund Transfer – EFT).

        3. Sistem antar organisasi : Suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal.
Manfaat IOS (Intra Organizational system) : 
v Manfaat secara langsung IOS :
ü Efisiensi komparatif, dapat menyediakan barang dan jasa lebih murah dari pesaing

• Efisiensi internal, perbaikan-pebaikan dalam perusahaan.

• Efisiensi antar-organisasi, perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusaahaan lain. 

ü Kekuatan tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggan yang menguntungkan dirinya. Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar:

• Keistimewaan produk yang unik.

• Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian.

• Peningkatan biaya peralihan. 

v Manfaat secara tidak langsung IOS :

• Mengurangi kesalahan.

• Mengurangi biaya.

• Meningkatkan efisiensi operasional.

• Meningkatkan kemampuan bersaing.

• Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang.

• Meningkatkan pelayanan pelanggan.

        4. Pertukaran data elektronik (EDI) adalah pertukaran langsung dokumen-dokumen bisnis dari komputer ke komputer, seperti order pembelian dan order penjualan. v Hubungan EDI yang umum.
Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side)
Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur.
EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik. v Standar EDI.
Standar yang digunakan di Amerika Utara dinamakan ANSI ASC X12. Standar Internasional dinamakan EDIFACT. v Tingkat penerapan EDI.
Tiga tingkat penggunaan yang berbeda, yaitu :
1. Pemakai tingkat satu, hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
2. Pemakai tingkat dua, banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang, melampaui lini industri.
3. Pemakai tingkat tiga, bukan Cuma banyak set transaksi yang ditransmisikan ke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi computer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.
Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokumen kertas menjadi elektronik.
Pengaruh Penerapan EDI :
- Tekanan Pesaing.
- Kekuasaan yang dilaksanakan.
- Kebutuhan Intern.
- Dukungan manajemen puncak.
v Manfaat EDI.
Manfaat Langsung : manfaat yang berasal dari teknologi
Manfaat Tidak Langsung adalah manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.
Hubungan manfaat langsung dan tidak langsung :
- Mengurangi Kesalahan.
- Mengurangi biaya.
- Meningkatkan efisiensi operasional.
- Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang.
- Meningkatkan pelayanan pelanggan.
       
       5. Teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik. Pilihan Teknologi :

1. Sambungan Langsung (direct connectivity), bekerja sama dengan penyedia jasa telekomunikasi.
2. Jaringan Bernilai Tambah ( value-added network), jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.
3. Internet, memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.




Sumber :
http://chochokye.wordpress.com/2009/12/29/1-perdagangan-melalui-jaringan-elektronik-e-commerce/ 
http://septiankurniaa.blogspot.com/2014/01/perdagangan-jaringan-elektronik-e.html

Metodologi Siklus Hidup Sistem

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pendahuluan 

Siklus hidup sistem terdiri dari 5 tahap. Empat tahap pertama : perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan – dimaksudkan bagi pengembangannya. Tahap kelima untuk penggunaannya. Semua tahap dapat melibatkan pemakai, spesialis informasi jika end-user computing tidak diikuti sepenuhnya. Eksekutif menetapkan kebijaksanaan dan membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer. Pada tingkat yang sedikit lebih rendah, suatu komite khusus yang disebut dengan komite pengarah SIM (MIS steering committee) dapat mengelola seluruh siklus hidup dalam perusahaan. Pengembangan sistem yang lebih responsif dapat dicapai dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer (computer-based development tools).

Dua peningkatan itu adalah prototyping dan rapid application development (RAD),

1. Siklus hidup
Siklus hidup sistem (system life cycle-SLC), adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informal berbasis komputer. SLC dilakukan dengan pendekatan sistem secara teratur dan dilakukan secara top-down, oleh karenanya sering disebut pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.
Tahap-tahap yang dijalankan pada Siklus Hidup Sistem :
1. Perencanaan.
2. Analisis.
3. Perancangan.
4. Implementasi
5. Penggunaan.
Dalam membuat suatu sistem atau subsistem di butuhkan banyak pihak yang berkaitan, yaitu suatu pihak dalam Siklus Hidup Sistem ada yang disebut dengan Eksekutif, Komite Pengarah SIM, yang mana masing-masing mempunyai fungsi dan peranan yang penting.
Tugas dan fungsi utama komite pengarah SIM:

·Menetapkan kebijakan, yang memastikan dukungan computer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan;

· Menjadi pengendali keuangan, dengan bertindak sebagai badan yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan komputer;

· Menyelesaikan pertentangan, yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.

2. Tahap Perencanaan
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS:

· Menentukan lingkup dari proyek;

· Mengenali berbagai area permasalahan potensial;

· Mengatur urutan tugas;

· Memberikan dasar untuk pengendalian.

langkah-langkah dalam tahap perencanaan :

1) Menyadari Masalah.

2) Mendefinisikan masalah

3) Menentukan tujuan sistem

4) Mengidentifikasi kendala-kendala sistem

5) Membuat studi kelayakan,Ada enam dimensi kelayakan:

· Teknis

· Pengembalian ekonomis

· Pengembalian non ekonomis

· Hukum dan etika

· Operasional

· Jadwal

6) Mempersiapkan usulan penelitian sistem

7) Menyetujui atau menolak penelitian proyek

8 ) Menetapkan mekanisme pengendalian

3. Tahap Analisis
Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Adapun tahapan dalam analisis sistem adalah :

1) Mengumumkan Penelitian Sistem

2) Mengorganisasikan tim proyek

3) Mendefinisikan kebutuhan pemakai

4) Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

5) Menyiapkan usulan rancangan

6) Menyetujui atau menolak rancangan proyek

4. Tahap Rancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Untuk sistem berbasis komputer biasanya dalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Menyiapkan rancangan sistem yang terinci

2) Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem

3) Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

4) Memilih konfigurasi yang terbaik

5) Menyetujui usulan penerapan

6) Menyetujui atau menolak penerapan sistem

5. Tahap Penerapan
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Adapun tahapannya adalah:

1) Merencanakan penerapan

2) Mengumumkan penerapan

3) Mendapatkan sumberdaya perangkat keras

4) Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak

5) Menyiapkan database

6) Menyiapkan fasilitas fisik

7) Mendidik peserta dan pemakai

8 ) Masuk ke sistem baru

proses menggantikan sistem lama ke system baru disebut cutover.

Ada 4 pendekatan dasar yaitu: percontohan, serentak, bertahap, dan paralel.

6. Tahap Penggunaan
Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah :

1) Menggunakan sistem

2) Audit sistem.

3) Memelihara sistem.
Ada 3 alasan untuk pemeliharaan :

a) Memperbaiki kesalahan.

b) Menjaga kemutakhiran sistem.

c) Meningkatkan sistem.

Menempatkan Siklus Hidup Sistem
Dalam Perspektif
Guna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, spesialis informasi telah membuat modifikasi pada system life cycle(SLC) sehingga waktu penerapan berkurang.
Ada dua modifikasi yang dapat dilakukan yaitu prototyping dan Rapid Application Development (RAD).
Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Prosesnya disebut prototyping.
Ada 2 jenis prototype:
Prototipe jenis I sesungguhnya menjadi sistem operasional;
Prototipe jenis II merupakan suatu model yang dapat berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

Potensi Kegagalan Prototyping :

Ketergesaan membuat prototype mungkin menghasilkan jalan pintas dalam definisi permasalahan, evaluasi alternatif dan dokumentasi.
Pemakai mungkin begitu tertarik dengan prototype sehingga mereka mengharapkan sesuatu yang tidak realistic dari sistem operasional.

Prototipe Jenis I mungkin tidak seefisien sistem yang dikodekan dalam bahasa programming.
Hubungan komputer-manusia yang disediakan oleh peralatan prototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

Prototyping bekerja paling baik pada penerapan-penerapan yang
berciri:
Risiko tinggi
Interaksi pemakai penting
Jumlah pemakai banyak
Penyelesaian yang cepat diperlukan
Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
Sistem yang inovatif
Perilaku pemakai yang sukar ditebak.

Rapid Application Development (RAD)
RAD adalah istilah yang dibuat oleh James Martin, seorang konsultan komputer dan pengarang, untuk suatu siklus hidup pengembangan yang dimaksudkan untuk menghasilkan sistem secara cepat tanpa mengorbankan kualitas. RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam
satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information engineering. Information Engineering (EI), pendekatan menyeluruh dalam pengembangan sistem, yang memperlakukannya sebagai kegiatan seluruh perusahaan.

Unsur-unsur penting dari RAD : manajemen, manusia, metodologi, dan peralatan. Siklus hidup RAD :

(a) perencanaan kebutuhan, (b) rancangan pemakai, (c) konstruksi, (d) cut over.

Kesimpulan
Evolusi sistem berbasis komputer mengikuti suatu pola yang disebut siklus hidup sistem, yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan serta penggunaan.
Tahap analisis dimulai dengan pengumuman kepada para pegawai dan dibentuknya tim proyek. Kegiatan yang dilakukan yaitu pemakai mendefinisikan kebutuhan informasi, menentukan kriteria kinerja, menyiapkan usulan rancangan untuk merancang sistem baru.
Tahap rancangan mulai saat analis terlibat dalam rancangan sistem yang terinci, dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatan terstruktur yang mendokumentasikan proses dan data.
Tahap penerapan melibatkan para spesialis informasi lainnya, pemakai tambahan dan mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor.
Setelah tahap penggunaan dimulai, analis sistem dan auditor internal melaksanakan penelaahan pasca penerapan, yang diulang secara berkala sepanjang umur hidup sistem. Spesialis informasi juga melakukan pemeliharaan sistem.
Meskipun siklus hidup sistem mewakili bentuk dasar dari kerja sistem, siklus hidup sistem terpengaruh perubahan metodologi lain yang menekankan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer. Salah satunya yaitu rapid application development – RAD yang menyatukan baik CASE maupun prototyping.

Sumber :
http://widadkamilah99.blogspot.com/2013/05/metodologi-siklus-hidup-sistem-sistem.html
http://septiankurniaa.blogspot.com/2014/01/metodologi-siklus-hidup-sistem.html 

Sistem Informasi SDM

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatuperusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

            Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 : 90) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut : Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi datayang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.

            Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475) dalam buku Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota perusahaan.

            Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang :

1. Tepat waktu,
2. Akurat,
3. Ringkas,
4. Relevan,
5. Lengkap.

           

            Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara

singkat sebagai berikut :

1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.

2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi  ter-tentu.

5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen  Sumber Daya Manusia sebagai berikut :

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah

sebagai berikut :

1.      Blangko-blangko lamaran

            Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia

2. Evaluasi-evaluasi penting

            Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia

            Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan

            Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5. Daftar gaji

            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.Fungsi Masukan,

b.Fungsi Pemrosesan,

c.Fungsi Keluaran.

            Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Fungsi Masukan

            Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).

b.Fungsi Pemrosesan

            Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

c.Fungsi Keluaran

            Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.

Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Subsistem Input

Kombinasi standar dari pengolahan data,  penelitian, dan intelejen.

Subsistem ini terdiri dari :

a.       Sistem Informasi Data Personil

b.      Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.

c.       Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :

penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

d.      Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.

2.      Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a. Isi Database

     Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.

     Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

             Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.

c. Perangkat Lunak Manajemen Database

             Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

3. Subsistem Output

     Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang meliputi :

a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

             Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b. Subsistem Perekutan

             Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan pencarian internal.

c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

            Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d. Subsistem Kompesasi

   Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e. Subsistem benefit

            Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan dan    masa kerjanya.

           

            Salah satu hal yang dipersepsi oleh karyawan adalah rancangan pekerjaan yang didalam-nya termasuk peralatan dan perangkat serta cara kerja yang berhubungan langsung dengan peker-jaan mereka. Peralatan atau perangkat yang dimaksud adalah SISDM itu sendiri. SISDM sebagai perangkat untuk mendukung kerja memiliki kriteria ± kriteria dalam setiap aspeknya baik subsistem input, pemrosesan ataupun output. Kriteria ± kriteria yang dimak-sud adalah tepat waktu,akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Kriteria- kriteria inilah yang akan  dipersepsi oleh karyawan apakah sesuai dengan harapan dan kebutuhan karyawan ataukah tidak.

            Bagaimana karyawan mempersepsi SISDM berkaitan dengan harapan dan kebutuhan karyawan tersebut terhadap karakteristik SISDM yang sedang digunakan. Ketika data SISDM dipersepsi tidak dapat memberikan data secara tepat waktu, tidak memberikan data yang akurat dan bebas kesalahan, tidak banyak informasi yang diperoleh melalui SISDM secara tepat dan lengkap, maka SISDM dipersepsi tidak sesuai dengan harapan karyawan.

Data SISDM yang dipersepsi tidak dapat memberikan informasi yang tepat waktu, akan mengakibatkan karyawan menghayati bahwa SISDM tidak dapat membantunya dalam menyelesaikan pekerjaan secara cepat, sehingga muncul penghayatan time urgency yang mendesak karyawan untuk bekerja secara terburu ± buru. Begitu pula ketika data SISDM dipersepsi tidak tampil secara mudah danringkas, maka karyawan akan menghayati data SISDM merupakan data mentah yang masih harus diproses secara manual sehingga semakin mendesak pekerjaan karyawan.

            Hal ini juga akan membuat pekerjaan menjadi semakin banyak dan sulit, sehingga karyawan menghayati work overload (pekerjaan yang berlebihan) yang bila dibiarkan dapat menjadi frustasi karena karyawan tidak dapat menyesuaikan diri terhadappekerjaannya. Data SISDM yang dipersepsi tidak memberikan informasi yang bebaskesalahan dan tidak dapat diandalkan akan dimaknakan tidak akurat, tidak relevan dan tidak lengkap yang kemudian akan mempengaruhi prosedur kerja karyawan untuk menjadi dihayati semakin sulit.

Kondisi ± kondisi time urgency yang mendesak, prosedur kerja yang sulit, jumlah pekerjaan yang berlebihan (work overload) hingga berakhir menjadi frustasimerupakan aspek ± aspek yang mempengaruhi beban kerja karyawan. Kondisi ± kondisi seperti ini dapat menjadi faktor penekan bagi karyawan sehingga harusmenggunakan energi lebih banyak. Penggunaan energi yang secara terus ± menerusmengakibatkan timbulnya kelelahan (fatigue). AM. Sugeng. Budiono (2003:87) mengatakan kelelahan kerja ditandai dengan melemahnya tenaga kerja melakukan pekerjaan/kegiatan, sehingga akan meningkatkan kesalahan dalam melakukan pekerjaan. Selain itu, kondisi ± kondisi seperti time urgency yang mendesak,work overload dan frustasi dapat menjadi faktor psikis dalam mempengaruhi beban kerja. Faktor psikis ini akan berakibat pada kelelahan psikis yang berkaitan dengan kelelahan emosional (emotional exhaustion) yang ditandai dengan hilangnya perhatian, kepercayaan, minat dan semangat dalam bekerja (Ray & Miller, 1994).

Ketika seorang pekerja telah menghayati pekerjaannya dengan sebuah penghayatan bahwa lingkungan fisik ataupun psikis merupakan sebuah penekan bagidirinya dan pekerja tidak dapat beradaptasi terhadap tuntutan pekerjaannya maka halini dapat berpengaruh pada tingkah lakunya dalam bekerja yaitu hilangnya minat dan semangat bekerja yang tampak dalam tingkah laku mangkir, sering terlambat, lambatdalam menyelesaikan tugas.

Sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi 

http://dewin221106.blogspot.com/2010/05/dampak-negatif-sistem-informasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

http://justseenthink.blogspot.com/2011/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

http://septiankurniaa.blogspot.com/2014/01/sistem-informasi-sdm.html